Bezoek eventilo.com op event 12!

geplaatst op 28-mrt-2012

Op 4 en 5 april wordt de veertiende editie van de beurs event georganiseerd in Jaarbeurs Utrecht en natuurlijk is eventilo.com hier aanwezig. De beurs belooft weer een inspiratiebron te worden voor alle verschillende segmenten van de evenementenbranche met een gevarieerd aanbod aan exposanten. De online registratie van eventilo.com sluit naadloos aan bij het themaplein On Screen, waar bedrijven in event software, apps en media hun diensten tonen. Doe inspiratie op en bezoek ons daar op stand 7 F022!

Met het thema time to event wordt het delen van inhoud en kennis voor evenementen centraal gezet. Er zijn verschillende workshops en presentaties van interessante sprekers uit de branche. Zo zal dr. Mathijs Bouman vertellen hoe organisatoren het beste om kunnen gaan tijdens deze economisch roerige tijden.

Daarnaast zijn er naast de diverse exposanten ook een aantal themapleinen, zoals On Screen waar ook eventilo.com te vinden zal zijn. Op dit themaplein draait alles om communicatie waar beelschermen een rol spelen. Denk aan mobile apps, sms reminder en levensgrote videos. Kortom, schermen van zakformaat tot XXL. Mis deze producten en diensten niet en kom langs!

Tot slot is het themaplein MICE Field niet te missen voor de bezoeker die inspirerende ideeën en aantrekkelijke bestemmingen wil verzamelen voor zakelijke bijeenkomsten in het buitenland. Op dit plein zijn aanbieders van Meetings, Incentives, Conferences en Exhibitions in of naar het buitenland te vinden.

Haal je organiserend hart op tijdens event 12 en bekijk alvast de exposantenlijst. Breng ons ook een bezoekje op onze stand 7 F022 en ontvang korting op je eerste evenement!

Kies jij de beste maand voor jouw evenement?

geplaatst op 28-mrt-2012

Het meest ongunstige dat kan gebeuren is dat jouw evenement op dezelfde datum valt als een ander concurrerend evenement. Houd jij goed in de gaten wanneer andere evenementen worden gehouden? Wij hebben de data van alle evenementen die met eventilo.com zijn georganiseerd naast elkaar gelegd en daaruit blijkt dat er één maand met kop en schouders bovenuit steekt!

In onze statistieken zien we onder de georganiseerde evenementen via eventilo.com een duidelijke dip in juli. Van alle maanden in het jaar wordt er maar 2,1% van de evenementen in deze maand georganiseerd. Zoals in de grafiek te zien is, is er daarentegen een grote piek in november met ruim 18,2%. Daarnaast is het voorjaar een stabielere periode, met maart als hoogtepunt in deze periode met 10,4% evenementen van het hele jaar.

Natuurlijk wil je net als iedere andere organisator dat jouw evenement in een maand valt die het meest gunstig is voor de bezoekers. Dit zorgt ervoor dat er veel evenementen rond dezelfde tijd worden georganiseerd. Blijf dus als organisator altijd alert en zorg dat jouw evenement niet samenvalt met een ander evenement waar jouw bezoeker ook naartoe zou willen. November lijkt een goede tijd te zijn om te organiseren, maar houd je ogen open voor concurrenten!

Bouw de spanning op en maak jouw deelnemers extra nieuwsgierig!

geplaatst op 28-mrt-2012

Als je vaker evenementen organiseert kan de routine erin sluipen. Soms is het lastig om frisse ideeén te vinden en toe te passen op het volgende evenement. Heb je er al eens aan gedacht om de spanning op te bouwen in de periode voor het evenement? Houd bijvoorbeeld het programma geheim en maak zo de deelnemers extra nieuwsgierig.

Het nog niet vertellen van de inhoud van het programma kan erg handig voor jezelf als organisator zijn. Het geeft je de ruimte om nog aanpassingen toe te passen en op later tijdstip beslissingen te nemen. Daarnaast wordt ook de spanning en de buzz voorafgaand van het evenement vergroot. Hier kan je nog meer op inspelen door een spelelement toe te voegen en druppelsgewijs hints te geven waar eventueel vragen mee beantwoord kunnen worden. Zo vergroot je de verwachting en nieuwsgierigheid.

Natuurlijk is een dergelijk opbouwen van de spanning niet zonder risico. Zonder een sneak preview van de inhoud van het evenement is het soms lastig enthousiasme op te wekken, aangezien de deelnemer niet weet waar hij blij van moet worden. Bovendien kan het de opkomst ook negatief beïnvloeden. Potentiële deelnemers die niet van verrassingen houden, kunnen aarzelen deel te nemen aan het evenement.

Tot slot is het natuurlijk belangrijk om te zorgen dat het evenement bevalt, zodat er voor een volgende editie weer interesse is. Handig is om deelnemers te betrekken bij de organisatie en goed te luisteren naar de wensen. Daarnaast kan je het geheim houden van het programma laten afhangen van de doelgroep. Gaat het om een bedrijfsuitje van een jong en hip bedrijf? Doe dan gek. Maar bij een conservatiever gezelschap met verschillende culturen is duidelijkheid waarschijnlijk beter. Een combinatie is natuurlijk ook goed mogelijk. Voer de spanning in eerste instantie op, maar vertel bijvoorbeeld twee weken voor de datum van je evenement de inhoud. Zo zijn er voor-en nadelen bij het geheim houden van het programma. Speel jij het veilig of ga je juist de uitdaging aan? De keuze is aan jou!

Vraag maar raak op online registratieformulier!

geplaatst op 07-feb-2012

Laat je de bezoekers van jouw evenement online aanmelden? En wil je eigenlijk gelijk meer gegevens van ze verzamelen, maar denk je dat dit potentiële deelnemers afschrikt? Bij eventilo.com is het maken van je eigen online aanmeldformulier juist een groot voordeel en onze gebruikers maken er veel gebruik van. Zo hebben we een goed inzicht gekregen in de gevolgen van het extra vragen stellen in een registratieformulier.

Het lijkt een logisch gevolg: Hoe meer vragen deelnemers moeten invullen bij het aanmelden van een evenement, hoe groter de kans is dat ze afhaken. Hoe handig het ook is voor de organisator om meer informatie van de deelnemers te hebben, je wilt natuurlijk niet dat hierdoor minder mensen aanmelden. Maar er is goed nieuws. Het maakt niet uit! Uit analyse van enkele tienduizenden aanmeldingen en aanmeldformulieren gemaakt met eventilo.com blijkt dat het aantal vragen dat uitgenodigden moeten invullen bij registratie, nagenoeg geen effect heeft op de kans dat de aanmelding afgemaakt wordt. Gemiddeld maakt 75% van de personen die beginnen aan een aanmeldformulier van eventilo.com deze ook af. Dit geldt ook voor langere aanmeldformulieren.

Dus vraag maar raak! Organiseer je verschillende workshops op een dag? Laat jouw deelnemers gelijk keuzes in het workshopaanbod maken. Of wordt er een lunch verzorgd? Dan wil je natuurlijk graag op een rij wie er vegetariër is, halal eet of een allergie voor noten heeft. Het doel van eventilo.com om perfect werkende aanmeldformulieren mogelijk te maken blijkt dus een groot voordeel voor organisatoren. Zo kan je veel informatie automatisch verzamelen, zonder dat potentiële bezoekers afhaken. Maak direct zelf een eigen online aanmeldformulier op www.eventilo.com en ervaar het gemak!

Bezoek eventilo.com op EvenementContact

geplaatst op 07-feb-2012

Op donderdag 8 maart vindt de vierde editie van EvenementContact plaats in de Expo Haarlemmermeer en ook het vernieuwende product van eventilo.com ontbreekt hier niet. De vakbeurs voor de evenement, entertainment en MICE branche biedt op deze dag een goed overzicht van het totale aanbod van leveranciers voor evenementen. Ideaal dus voor jou als organisator om op de hoogte te blijven van alle ontwikkelingen in je vakgebied en direct in contact te komen met de juiste personen. Kom ook naar onze stand en wij vertellen je persoonlijk meer over online deelnemersregistratie.

Wat kan je verwachten? Met 200 stands biedt EvenementContact een uitgebalanceerd aanbod van exposanten met producten voor de evenementenbranche. Dus zoek je invulling voor een bedrijfsevenement, congres of incentive? Voor ieder moment in het organisatietraject van een evenement is er een geschikt product te vinden. Zo is voor het voortraject eventilo.com aanwezig, het ideale hulpmiddel voor de event organisator voor het uitnodigen en registreren van bezoekers en zijn er verschillende cateraars aanwezig, zoals de borrelfabriek, voor hapjes en drankjes die niet te missen zijn tijdens een evenement zelf.

Laat je inspireren op de verschillende delen van de beurs. Ook kleine, vernieuwende bedrijven zijn te vinden op de beurs. Zo is er het Freelance Plein, waar ZZP dienstverleners hun diensten aanbieden en In de Spotlight, waar ZZP entertainers of artiesten te vinden zijn. Daarnaast zijn er de reguliere stands, waar de onmisbare en nieuwe namen in de evenementenbranche inspiratie geven voor jouw volgende evenement.

Kom naar EvenementContact en bezoek onze stand! We vertellen graag persoonlijk meer over hoe je handig zelf jouw deelnemers online kunt laten registreren voor het volgende evenement.

Nieuwe feature eventilo.com ideaal voor conferenties

geplaatst op 25-jan-2012

De nieuwe feature van eventilo.com is beschikbaar: Abstract reviewing. Organisatoren van wetenschappelijke conferenties weten dat er veel werk gaat zitten in het verwerken en uitwisselen van abstracts en conferentie papers. Met deze nieuwe functie koppelen we deelnemersregistratie aan conferentie management. Zo krijg je als organisator nog meer grip op het organiseren van de volgende conferentie!

Ons streven naar constante innovatie is gebaseerd op het vergroten van gemak tijdens het organiseren van evenementen. Met deze nieuwe feature geven we niet alleen de organisator meer gemak, maar ook de auteur, reviewer en het program committee van een conferentie. Auteurs krijgen de mogelijkheid om papers in te zenden, zich te registreren en de review scores te bekijken. Reviewers kunnen zich registreren en daarnaast beoordelingen geven in hun persoonlijke account. Bovendien kan het program committee communiceren met alle partijen en papers toewijzen aan reviewers.

Deze functie is onmisbaar voor organisatoren van wetenschappelijke conferenties. Bespaar jezelf een hoop administratief werk en houd gemakkelijk het overzicht. Meer informatie over deze nieuwe functie?
Neem contact met ons op.

Hoeveel deelnemers verwacht je?

geplaatst op 05-dec-2011

Ben je net begonnen met het organiseren van je evenement? Dan is dit de periode dat je knopen doorhakt over alle belangrijke aspecten van je evenement. Wat is een goede locatie, wie zijn de eventuele sprekers, wat worden de kosten, wie wordt de doelgroep? En natuurlijk hoeveel deelnemers moeten we uitnodigen? Eventilo.com help graag mee door op basis van onze evenementservaring een goede inschatting te geven hoeveel deelnemers er komen nadat je jouw uitnodigingen hebt verstuurd.

De opkomst op jouw evenement is belangrijk. Want hoeveel mensen zouden er uitgenodigd moeten worden om genoeg deelnemers te ontvangen en de zaal vol te krijgen? Of hoeveel mensen kan je maximaal uitnodigen zonder dat je zaal overvol raakt?

Natuurlijk is dit een belangrijke inschatting, aangezien het ook effect heeft op de grootte van de locatie. Bij eventilo.com kunnen we door het grote aantal genodigden via eventilo.com precies zien hoe groot de opkomst is bij een bepaald aantal verstuurde uitnodigingen. Zo weten we bijvoorbeeld dat bij de kleinere evenementen van 50 tot 100 personen er gemiddeld 7,3 mensen uitgenodigd moeten worden om 1 aanmelding te krijgen. Bij evenementen tussen de 100 en 200 personen zullen er iets minder uitnodigingen verstuurd moeten worden. Bij 5,9 uitnodigingen zal er 1 zich aanmelden. Bij grotere evenementen zullen er weer meer mensen uitgenodigd moeten worden, namelijk 7,1 voor iedere registrant.

Wil je de opkomst nog hoger maken? Denk eraan om herinneringen te versturen. Zo meldt 12,5% van de genodigden zich aan als er geen herinnering wordt verstuurd, terwijl dit 17% is wanneer er wel een herinnering verstuurd is. Een herinnering sturen is dus erg effectief en gemakkelijk te doen in Eventilo.com.

Gebruik je eventilo.com dan houd je de opkomst zelf in de gaten en stuur je gelijk herinneringen naar de genodigden die nog niet gereageerd hebben. Zijn er juist te veel aanmeldingen? Dan kan je gelijk de inschrijving stopzetten en de tekst op de aanmeldwebsite aanpassen. Zo simpel en handig kan zelf organiseren zijn.

TEDx Delft als inspirerend evenement

geplaatst op 04-dec-2011

Op 7 november organiseerde de TU Delft en Gemeente Delft samen een nieuwe editie van TEDx. Dit internationale evenement is een platform waar inspirerende sprekers uitgenodigd worden om een korte presentatie te geven. TED met de lijfspreuk Ideas worth spreading is uitgegroeid tot een van de meest hoog aangeschreven conferenties met sprekers als Al Gore en Bill Gates. Daarom zijn we trots dat TEDx Delft heeft gekozen voor Eventilo.com als registratie oplossing.

TEDx is een commercieel onafhankelijke evenement en de editie in Delft heeft wederom alle bezoekers gemotiveerd en aan het denken gezet. Door de goede organisatie, het iconische Aula Congres centre van de TU Delft en de sprekers uit allerlei verschillende, vooral technische achtergronden was TEDx Delft een succes. De organisatie heeft goed gebruik gemaakt van eventilo.com, waardoor de bijna 900 deelnemers zich gemakkelijk online konden aanmelden en betalen. Daarnaast verliep de ontvangst bij de start van het evenement zeer vlot door het gebruik van de eventilo.com check-in service via QR codes, inschrijfgegevens en sms codes.

Allerlei interessante mensen waren uitgenodigd om te spreken, waaronder de wereld kampioen solar car racer Job van de Kieft. Met zijn presentatie "How electric driving can set you free" vertelde hij over keuzevrijheid en mindset op het gebied van electrisch rijden. Zijn verhaal liet het publiek zeker twee keer nadenken voordat er weer in een auto wordt gestapt. Daarnaast vertelde Musetta Blaauw haar ontroerende verhaal over de wens van een grote familie en de grote tegenslag die deze droom zou wegvagen. Ze inspireerde de luisteraars om moed en doorzettingsvermogen te hebben om dromen na te streven. Deze en andere TEDx presentaties zijn te zien op de website van TEDx Delft. Informatie over registreren via eventilo.com of onze check-in mogelijkheden kan je op onze website vinden.

Hoe verhoog jij jouw opkomst?

geplaatst op 03-dec-2011

Vraag je je af hoe je meer deelnemers naar jouw evenement trekt? Natuurlijk wil je dat jouw evenement een succes wordt en dat er veel mensen komen. Maar hoe krijg je de juiste groep mensen zo ver dat ze zich ook aanmelden? In dit artikel leggen we uit hoe je door goede planning, actieve communicatie en social media je evenement kan laten leven bij je doelgroep.

Natuurlijk begint een geslaagde hoge opkomst met een goede basis van je evenement. Zorg dat de datum, tijd en duur aantrekkelijk is voor je doelgroep. Sluit bijvoorbeeld de dagen vlak voor en na kerst uit, aangezien deze dagen veel mensen op vakantie zijn of druk met de feestdagen. Laat daarnaast alle ingrediënten met elkaar kloppen en de deelnemers aanspreken. Op die manier zullen eerdere deelnemers zich sneller aanmelden voor het volgende evenement.

Daarnaast is het belangrijk goed over de uitnodiging na te denken. Het klinkt logisch, maar je wint veel met een sterke en aantrekkelijke tekst. En hoe moeten jouw deelnemers zich aanmelden voor jouw evenement? Is dit heel gemakkelijk via een klik online? Maak het zo makkelijk en snel mogelijk voor de genodigden, ook door ze gelijk te laten betalen en informatie te geven. Zo handel je de inschrijving gelijk af en neem je de drempel weg waardoor mensen de aanmelding uitstellen. Dit kan bij uitstek door je evenement te organiseren met eventilo.com. Zo kan je ook gelijk herinneringen versturen en de mogelijkheid bieden aan jouw deelnemers om hun vrienden uit te nodigen via Twitter of Facebook.

Twitter en Facebook zijn daarnaast handige sociale middelen om jouw evenement groter te maken. Creëer een buzz en laat zoveel mogelijk mensen jouw evenement noemen. Gratis reclame waardoor je een groter bereik hebt! Promotiemiddelen zijn belangrijk als je evenement om grotere getallen gaat. Denk hier daarom op tijd aan, aangezien er rekening gehouden zal moeten worden met de tijden voor het drukwerk van bijvoorbeeld flyers, advertenties of persberichten.

Dus zorg voor een goede toepasselijke basis, maak een sterke uitnodiging, maak het aanmelden simpel en gemakkelijk en gebruik promotiemiddelen. En tot slot, stuur herinneringen naar de genodigden die niet gereageerd hebben en gebruik social media voor die buzz!

Kom ook naar het Management Support Event '11!

geplaatst op 02-nov-2011

Op 10 en 11 november vindt de vakbeurs voor managementondersteuners weer plaats in de jaarbeurs in Utrecht. Deze beurs is dé plek om nieuwe kennis en inspiratie op te doen. Dit kan in een van de workshops, maar ook bij de vele stands met experts uit allerlei verschillende vakgebieden. Zo kan je ook eventilo.com vinden op stand 303!

Kom langs, geniet van een zakje popcorn en laat je informeren over hoe je een congres, workshop of ander evenement slimmer kunt organiseren met eventilo.com. Wij weten hoe hectisch het organiseren van een evenement kan zijn, maar met online deelnemersregistratie bespaar je uren werk. Zo kan je met eventilo.com zelf gemakkelijk online een aanmeldwebsite maken waar jouw deelnemers zich kunnen aanmelden. Je hebt een evenementwebsite in eigen huisstijl waarmee je informatie deelt en waar je simpelweg je contacten in een keer kunt uitnodigen via e-mail uitnodigingen.

Valt het aantal inschrijvingen tegen? Stuur dan een herinnering. Daarnaast zijn er nog vele andere mogelijkheden, zoals enquêtes en betalingsmogelijkheden. Tijdbesparing en gemak, met eventilo.com organiseer je slimmer zelf jouw evenement online!

We hopen je te zien op onze stand 303 op het Management Support Event '11. Je maakt bovendien kans op een leuke prijs, wie weet ben jij een van onze gelukkige winnaars!