9 Tipps für einen noch größeren Erfolg Ihrer Veranstaltung

Toll, Sie organisieren eine Veranstaltung. Dies erfordert viel Planung, Organisation, Zeitmanagement und Struktur. Eine Ihrer größten Herausforderungen ist es, den Überblick zu behalten. aanmelder.nl gibt Ihnen 9 Tipps, um mehr Struktur in die Organisation zu bringen. Es kann also direkt losgehen.

Fangen Sie anZeigen Sie direkt eine Vorschau Ihres Registrierungsformulars und Ihrer Website an

1. Bereiten Sie Ihre Veranstaltung gut vor.

Jede Veranstaltung hat einen Zweck. Sie haben das Ziel der Veranstaltung im Voraus festgelegt. Dies gibt Ihnen eine Richtung vor und setzt Schwerpunkte in Ihrer Arbeit. Legen Sie im Voraus fest:

  • Wie viele Teilnehmer Sie erwarten.
  • Wie lange die Veranstaltung dauert.
  • Wie viel die Teilnahme kostet.
  • An welchem Standort die Veranstaltung stattfinden wird.
  • Wer als Sprecher / Aussteller dabei sein wird.
  • Was das erwartete Ergebnis der Veranstaltung ist.

Sobald Sie die oben genannten Fragen beantwortet haben, können Sie ein Skript erstellen. In einem Skript notieren Sie alle zu erledigenden Aufgaben und den damit verbundenen Zeitplan.

2. Wählen Sie eine intelligente Veranstaltungssoftware

Die Zeiten der Excel-Listen und gedruckten Formularen sind wirklich vorbei. Intelligente Software macht Ihre Arbeit einfacher, schneller und weniger fehleranfällig. Wählen Sie eine Software, bei der Sie die Kontrolle haben, bei der Ihnen ein Support-Team für die Beantwortung Ihrer Fragen zur Verfügung steht. Es gibt mehrere Anbieter auf dem Markt. Welcher für Sie am besten geeignet ist, hängt von Ihrer Veranstaltung und Ihren Wünschen ab. aanmelder.nl bietet ein Komplettpaket, mit dem Sie ohne IT-Kenntnisse eine Webseite, ein Anmeldeformular, eine Einladung und ein Ticketmodul erstellen können. Darüber hinaus wird die Verwaltung vollständig innerhalb der Software erledigt. Weitere Informationen finden Sie unter Funktionen auf unserer Webseite.

3. Erstellen Sie eine auffindbare Webseite

Es scheint offensichtlich: Sie erstellen eine Webseite und Google zeigt sie in den Suchergebnissen an. Leider gehen in der Praxis oft Dinge schief. Eine Webseite muss als "indizierbar" klassifiziert werden, um die Webseite in die Ergebnisse der Suchmaschine aufzunehmen. Selbst wenn die Webseite indizierbar ist, bedeutet dies nicht, dass Ihre Teilnehmer die Webseite leicht finden können. Wählen Sie ein suchmaschinenfreundliches CMS, um sicherzustellen, dass Ihre Webseite leicht zu finden ist.

4. Richten Sie eine benutzerfreundliche Registrierung ein

Enthält Ihr Anmeldeformular viele unnötige Fragen? Oder ist das Formular auf der Webseite nicht leicht zu finden? Dann besteht die Möglichkeit, dass potenzielle Teilnehmer die Anmeldung nicht vollständig ausfüllen. Dies vermindert den Erfolg Ihrer Veranstaltung. Die folgenden Tipps helfen Ihnen das zu verhindern:

  1. Fragen Sie nur nach Informationen, die Sie wirklich für die Registrierung benötigen. Wenn Sie mehr über die Teilnehmer Ihrer Veranstaltung wissen wollen, stellen Ihre zusätzlichen Fragen, nachdem die Teilnehmer sich angemeldet haben. Insbesondere Informationen, die jemand nicht sofort zur Hand hat, können ein Hindernis sein. Fragen Sie erst nach allen für die Anmeldung relevanten Daten, wie Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Firma und Berufsbezeichnung.
  2. Führen Sie die Teilnehmer mit den Call To Action-Buttons zum Anmeldeformular und zu den folgenden Schritten. Ein CTA hat eine auffällige Farbe mit einem einprägsamen Text, so dass die Aufmerksamkeit des Besuchers auf die gewünschte Handlung gelenkt wird.
  3. Stellen Sie das Anmeldeformular an einer prominenten Stelle auf die Webseite, zum Beispiel auf der rechten Seite oder über dem einleitenden Text. Wenn Sie sich dafür entscheiden, das Anmeldeformular auf einer separaten Seite anzuzeigen, dann sollten Sie es ebenfalls in der Menü-Leiste Ihrer Veranstaltungswebseite anbieten.
  4. Geben Sie deutlich auf Ihrer Webseite an, welche Schritte nach dem Ausfüllen des Anmeldeformulars folgen. Ist der Teilnehmer durch das Ausfüllen des Anmeldeformulars direkt angemeldet oder gibt es noch weitere Schritte im Registrierungsprozess.

5. Bieten Sie verschiedene Zahlungsoptionen an.

Möchten Sie Tickets verkaufen? Wie sollen die Teilnehmer bezahlen? Bevor Sie eine Entscheidung treffen, denken Sie nochmals an das Ziel und die Zielgruppe Ihrer Veranstaltung. Wenn Sie eine Veranstaltung im B2B-Bereich organisieren, ist das Versenden von Rechnungen oft erwünscht. Konzentrieren Sie sich auf eine B2C-Zielgruppe? Dann können Sie nicht auf Sofort verzichten. Eine Kreditkarte ist ein Muss für Veranstaltungen im Ausland.

Es gibt viele Sicherheitsanforderungen für eine Zahlungsumgebung. Sparen Sie Zeit und Geld und versuchen Sie nicht alles selbst zu lösen. Wählen Sie eine Software, die Ihnen diese Funktionalität bietet und bei der Sie mehrere Zahlungsoptionen wählen können.

6. Machen Sie einen guten ersten Eindruck

Es ist der Tag gekommen, auf den Sie hingearbeitet haben. Der Empfang an diesem Tag ist der erste Eindruck der Teilnehmer. Natürlich wollen Sie, dass jetzt alles reibungslos abläuft. Aber wie machen Sie das? Die Teilnehmer kommen zur gleichen Zeit und sie müssen alle empfangen werden. Nutzen Sie eine Technologie, bei der Sie die Tickets der Teilnehmer schnell mit einem Tablet oder Smartphone einscannen können, um einen reibungslosen Ablauf sicherzu- stellen. Wollen Sie Ihren Teilnehmern Badges geben? Werfen Sie einen Blick auf unseren Scan & Badge-Service für einen reibungslosen Check-in und personalisierte Badges.

7. Planen Sie die Nachbereitung immer ein

Ihre Veranstaltung ist vorbei, Ihre Arbeit ist getan. Noch nicht ganz! Sie haben im Vorfeld und während der Veranstaltung Einfluss auf die Teilnehmer genommen. Jetzt, wo Sie noch frisch im Gedächtnis der Teilnehmer sind, ist es Zeit für die Nachbereitung. Wie Sie das tun, hängt von Ihrem Ziel ab. Wahrscheinlich haben Sie viele Daten über die Teilnehmer gesammelt, die Sie für die Nachbereitung verwenden können. Für die Teilnehmer, die z.B. den

Meisterkurs besucht haben, können zusätzliche Informationen interessant sein. Verknüpfen Sie die Daten mit der Marketingautomatisierung und nehmen Sie Ihre Teilnehmer für eine gewisse Zeit auf eine Kundenreise mit.

8. Geben Sie den Teilnehmern das Wort

Die Teilnehmer freuen sich, an der Veranstaltung beteiligt zu werden, und werden ihre Meinung gerne mit Ihnen teilen wollen. Machen Sie davon Gebrauch und senden Sie den Teilnehmern nach der Veranstaltung eine Reihe kurzer Fragen. Sie können dieses Feedback natürlich für eventuell nachfolgende Veranstaltungen nutzen. Es gibt Ihnen jedoch auch die Möglichkeit, die Teilnehmer direkt zu adressieren. Sie können die Teilnehmer auch schon während der Veranstaltung um Feedback bitten, wenn Sie nach der Veranstaltung lieber keine Umfrage verschicken wollen.

9. Und noch einmal

Organisieren Sie die Veranstaltung oder eine ähnliche Veranstaltung im nächsten Jahr wieder oder vielleicht sogar mehrmals im Jahr? Dann ist es ratsam, einen Evaluierungszeitpunkt nach der Veranstaltung zu planen. Sie blicken noch einmal zurück auf die Zeit der Vorbereitung und der Veranstaltung. Fragen, die Ihnen dabei helfen können:

  • Ist das Ziel erreicht worden?
  • Gab es genügend Teilnehmer?
  • Wurden genügend Karten verkauft?
  • Was ist das Ergebnis der Zufriedenheitsumfrage?
  • Welche Sitzungen oder Stände waren erfolgreich?
  • Ist etwas schief gegangen?

Viel Spaß bei der Organisation!

 

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