Scan & Badge

Scan & Badge

Sichere Tickets

Die Tickets, die Sie in eventilo.com erstellen, enthalten einen QR-Code oder Barcode zur automatisierten Validierung der Tickets.

Schnelles Scannen von Tickets

Das Scannen von Tickets mit Scan & Badge gewährleistet eine schnelle Validierung von (E-) Tickets, auch bei großen Teilnehmerzahlen.

Erhalten Sie Benachrichtigungen

Erhalten Sie eine SMS bei der Ankunft vordefinierter VIP-Gäste. Auf diese Weise können Sie sie persönlich begrüßen.

Teilnehmerliste

Sie haben eine aktuelle Übersicht über die Teilnehmerliste. Suchen Sie einfach nach Teilnehmern, wenn sie ihre Tickets vergessen haben.

Kein WiFi erforderlich

Das Scan & Badge-Gerät ist nicht von einer WiFi-Verbindung abhängig. Dank unserer 4G-Datenkarten funktioniert es jederzeit und überall.

Detaillierte Übersicht

Echtzeit-Einblicke in die Anzahl der eingecheckten Teilnehmer. Klare Statistiken zum Erscheinen/ Nichterscheinen zu Ihrer Veranstaltung.

Badge types

Kleines Badge

  • 85 x 54 mm
  • Kompakte Größe
  • Hohe Druckgeschwindigkeit
Kleines Badge
Kleines Badge

Großes Badge

  • 106 x 85 mm
  • Beidseitig
  • Fügen Sie Workshops oder andere Symbole hinzu
Großes Badge
Großes Badge

Bedrucktes Namensschild (Butterfly Badge)

  • 96 x 82 mm
  • Randloses Drucken
  • Doppelseitiger, gefalteter Aufkleber
Bedrucktes Namensschild (Butterfly Badge)
Bedrucktes Namensschild (Butterfly Badge)
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Veranstaltungsteilnehmer einchecken

Erhalten Sie eine Übersicht über die Anwesenden Ihrer Veranstaltung auf der Basis der Daten des Check-ins vor Ort. Auf diese Weise können Sie die richtigen Schlussfolgerungen über die Teilnahme, die Teilnehmergruppen und die Marketingeffektivität ziehen.

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Registrieren Sie Nachzügler

Manchmal kommt es vor, dass ein Besucher glaubt, sich angemeldet zu haben, dies aber nicht getan hat. Kein Problem! Auf den Scan & Badge-Tablets können Sie den Nachzügler vor Ort registrieren und einchecken. Sie haben die Kontakt- und Rechnungsdaten, um die Verwaltung anschließend fehlerfrei abzuschließen.

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Badge-Druck vor Ort

Die Scan & Badgedrucker drucken innerhalb von Sekunden ein personalisiertes Farbbadge. Das Design des Badges bestimmen Sie selbst. Durch Verknüpfen mit Antworten aus dem Anmeldeformular können Sie das Badge farblich kennzeichnen. Sie können beispielsweise Sprecher, Teilnehmer und Aussteller einer anderen Farbe zuordnen. Es gibt unendlich viele Möglichkeiten, halten Sie es dennoch funktionsfähig.

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Techniker vor Ort

Unsere Techniker sind Fachkräfte, die alles über die Check-in-Geräte wissen. Der Techniker wird sich eine Stunde vor Beginn der Veranstaltung melden, er wird die Ausrüstung aufstellen und wird den Gastgeber Anweisungen geben. Der Techniker bleibt während des Check-in-Zeitraums vor Ort. Bei Fragen ist er Ansprechpartner für die Gastgeber. Anschließend nimmt der Techniker die Ausrüstung wieder mit.

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Lead-Scan-App Prospector

Stellen Sie neue Verbindungen her und bleiben Sie in Verbindung. Die Lead-Scan-App Prospector ermöglicht eine effektive Vernetzung auf Veranstaltungen. Die Aussteller scannen den QR-Code auf den Teilnehmer- Badges, um Kontaktdaten auszutauschen. Nach der Veranstaltung können die Aussteller mit den Interessenten Kontakt aufnehmen. Der Informationsübertragung geht die ausdrückliche Zustimmung der Teilnehmer, wie in der DSGVO beschrieben, voraus.

Mehr erfahren

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Sehen Sie das Video

So sieht Scan & Badge in der Praxis aus. Eine Reihe von Veranstaltern teilen ihre Erfahrungen mit Scan & Badge.

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Sie arbeiten mit Scan & Badge

Kvk
Vakmedianet
Jaarbeurs
Hartstichting
Tudelft

Häufig gestellte Fragen

Allgemeines

Was ist Scan & Badge?

Möchten Sie die Teilnehmer am Eingang Ihrer Veranstaltung schnell einchecken und sofort einen personalisierten Ausweis ausdrucken? Das ist mit Scan & Badge möglich! Mit unseren Tablets können wir alle Teilnehmer finden und einchecken. Unsere Drucker drucken in Sekundenschnelle für jeden Teilnehmer einen personalisierten Badge. Ein Vordruck ist nicht nötig, da alles vor Ort gedruckt wird.

Was kostet Scan & Badge?

Dies hängt davon ab, wie groß Ihre Veranstaltung ist und wie viele Tablets und Drucker Sie zum Einchecken der Teilnehmer verwenden möchten. Sie können auf der Website ein Angebot anfordern, wenn Sie mehr über die Kosten von Scan & Badge erfahren möchten. Sie können uns auch eine E-Mail senden oder uns anrufen!

Ist die Verwendung von Scan & Badge im Preis pro Registrierung enthalten?

Die Kosten für die Verwendung von Scan & Badge bei Ihrer Veranstaltung entfallen zusätzlich zu den Kosten für die Verwendung von eventilo.com zur Teilnehmerregistrierung. Bitte kontaktieren Sie uns für weitere Informationen.

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Was kann ich auf das Badge drucken?

Es gibt so viele Möglichkeiten! Zusätzlich zu den Daten Ihres Teilnehmers können Sie Logos und beispielsweise einen QR-Code ausdrucken, um die Anwesenheit bei den Workshops während Ihrer Veranstaltung zu scannen. Auf diese Weise können Sie sehen, wer an welcher Sitzung teilgenommen hat. Sehr hilfreich für eine Nachverfolgung nach der Veranstaltung.

Kann ich mein eigenes Design für das Badge anliefern?

Gerne! Wenn Sie ein eigenes Design vorgeben, können wir sehen, welche Informationen Sie auf dem Badge wünschen. Am einfachsten ist es, Ihr Design als PDF-Datei vorbereiten, wobei alle Logos und Schriftarten, die Sie verwenden möchten, separat eingereicht werden. Beachten Sie, dass ein Ausweis funktionsfähig sein muss: Die Informationen auf dem Badge müssen lesbar bleiben.

Wie groß ist das Badge?

Es gibt 3 Arten von Bagdes: große (Papier), kleine (Papier) und Butterfly Badges (doppelseitig und gefaltet).

Das große Papierbadge: 106 x 85 mm. Das kleine Papierbadge: 85 x 54 mm. Sie verwenden diese Badges in Kombination mit einem Ausweishalter. Sie befestigen ein Umhängeband oder einen Clip am Ausweishalter.

Die Größe des Butterfly Badges beträgt 96 x 82 mm. Das Butterfly Badge ist ein Aufkleber, der durch Falten nach dem Drucken zusammengeklebt wird. Ein Umhängeband oder ein Clip wird direkt am Badge befestigt. Das Badge wird mit drei vorperforierten Löchern geliefert, die für Umhängebänder mit einem oder zwei Haken geeignet sind.

Inwieweit kann ich meine Badges für Teilnehmer personalisieren?

Name und Organisation sind standardmäßig auf dem Ausweis angegeben. Es ist jedoch auch möglich, ein persönliches Programm mit den Workshops und Räumen auf dem Ausweis auszudrucken. Bestimmte Gäste wie Sprecher oder Ihre eigene Crew können anhand von Farbcodes oder Symbolen auf dem Ausweis identifiziert werden. Auch Anforderungen ans Mittag- oder Abendessen können auf den Badges vermerkt werden. Wenn wir diese Informationen von den Teilnehmern haben, können wir sie auf das Badge setzen. Überlegen Sie vorab, welche Informationen auf den Badges für Sie nützlich sind. Wir helfen Ihnen gerne bei der Gestaltung!

Das große Badge und das Butterfly Badge sind doppelseitig, beide können auf jeder Seite personalisiert werden.

Können wir unsere eigenen Ausweishalter verwenden?

Das ist ebenfalls möglich! Auf Wunsch können wir auch die Ausweishalter, Clips oder Umhängebänder zur Verfügung stellen.

Es gibt einen Rechtschreibfehler auf dem Badge, was nun?

Sie können den Vor- und Nachnamen sowie den Firmennamen einer Person an Ort auf dem Tablet ändern und ein neues Badge drucken.

Drucker & Tablets

Wie viele Drucker und Tablets benötige ich für eine Veranstaltung mit 1000 Teilnehmern?

Wir können ungefähr 100 Teilnehmer pro halbe Stunde mit 1 Drucker und 1 Tablet einchecken. Wie viele Drucker und Tablets Sie benötigen, hängt jedoch auch stark vom Programm und der Dauer Ihrer Veranstaltung ab: Wenn Ihre Veranstaltung mit einem Workshop oder einer Sitzung beginnt, müssen alle Teilnehmer rechtzeitig eingecheckt werden. Durch die Verwendung zusätzlicher Drucker und Tablets verhindern Sie Warteschlangen beim Einchecken stellen sicher, dass die Teilnehmer bei ihrem ersten Programmpunkt pünktlich anwesend sind. Zum Beispiel: Für 1000 Teilnehmer, die in einer Stunde eintreffen, benötigen Sie ungefähr 5 Drucker und Tablets.

Senden Sie die Drucker und Tablets?

Die Drucker und Tablets werden von einem Techniker von eventilo.com geliefert. Der Techniker kümmert sich auch um den Aufbau. Nach der Veranstaltung sorgt der Techniker auch dafür, dass alles wieder ordentlich verpackt wird. Der Techniker ist standardmäßig 4 Stunden bei Ihrer Veranstaltung anwesend: 1 Stunde vor dem Check-in und 3 Stunden während des Check-ins. Wenn Sie möchten, dass der Techniker länger auf der Veranstaltung bleibt, dann können Sie dies im Voraus angeben, wir werden es bei der Planung berücksichtigen. Die Kosten betragen € 50, - pro extra Stunde exkl. MwSt. Nach der Veranstaltung unterschreiben Sie für die zusätzlichen Stunden, die der Techniker vor Ort war.

Ist die Verwendung der Tablets schwierig?

Die Check-in-App auf eventilo.com-Tablets ist sehr benutzerfreundlich. Jeder, der jemals ein Tablet in der Hand hatte, kann damit arbeiten und mit einer Erklärung unseres Technikers kann sogar ein Kind es bedienen!

Benötige ich WLAN für die Drucker und Tablets?

Nein, die Drucker und Tablets sind über eine Bluetooth-Verbindung miteinander verbunden. Selbst wenn Sie die Tablets verwenden, um die Teilnahme an Workshops oder Teilsitzungen zu scannen, ist kein WLAN erforderlich.

Ich erwarte immer noch späte Teilnehmer, was jetzt?

Erwarten Sie verspätete Teilnehmer, die Sie noch einchecken möchten? In dem Fall können Sie dies Badges im Voraus ausdrucken. In Absprache ist es auch möglich, einen Drucker und ein Tablet bei Ihrer Veranstaltung zu lassen, damit Sie diese Teilnehmer auch später noch einchecken können. Es wird dann ein Termin mit Ihnen vereinbart, wann Sie die Artikel selbst oder per Kurier an eventilo.com zurücksenden sollen.

Praktisch

Kümmern Sie sich auch um die Gastgeber, die einchecken?

Sie kümmern sich selbst um die Gastgeber, wir stellen einen Techniker zur Verfügung. Unser Techniker kümmert sich um die Einrichtung und Einweisung der Gastgeber und bleibt 3 Stunden nach Beginn des Check-ins, um die Gastgeber zu einzuweisen.

Was wird für den Aufbau benötigt?

Wir beginnen eine Stunde vor Beginn des Check-ins mit dem Aufbau. Es ist schön, wenn die Einrichtung für den Check-in bereits vorbereitet ist: Die Tische oder Schalter sollten schon an Ihrem Platz stehen und die Steckdosen sollten bereit liegen. Es ist auch hilfreich, wenn alle Gastgeber für das Briefing unserer Techniker vor Ort sind, damit sie wissen, wie alles funktioniert.

Eigenen

Kann ich Teilnehmer vor Ort anmelden und ihnen einen Badge geben?

Es kann vorkommen, dass die Teilnehmer glauben, sie hätten sich korrekt angemeldet, dies jedoch aus irgendeinem Grund nicht so ist. Das ist überhaupt kein Problem. Die Teilnehmer können sich direkt auf den Tablets vor Ort anmelden und einchecken. Auf diese Weise haben Sie die korrekten Kontakt- und Rechnungsdaten, um die Verwaltung anschließend fehlerfrei abzuschließen.

Ich möchte auch wissen, wie viele Teilnehmer an einem Workshop teilgenommen haben, um ihre Akkreditierungspunkte zu vergeben.

Wir können auch den persönlichen QR-Code eines Teilnehmers auf den Ausweis drucken den wir dann am Eingang eines Workshops erneut scannen können, damit Sie genau wissen, wer wo und zu welcher Zeit gewesen ist.

Ich möchte die Präsentation an Teilnehmer von Teilsitzungen senden. Ist das möglich?

Ja, das ist möglich. Nach Ihrer Veranstaltung können Sie Mailings an die Teilnehmer senden, die an Ihrer Veranstaltung teilgenommen haben. Sie können dies tun, indem Sie im Registrierungsbereich Teilnehmergruppen erstellen und die Teilnehmer mit dem Status “Eingecheckt” auswählen.

Kontaktformular

Füllen Sie bitte das untenstehende Formular aus, damit wir Sie für ein kostenloses und unverbindliches Angebot kontaktieren können.

Oder nehmen Sie mit uns Kontakt auf.

sales@eventilo.com

Möchten Sie mehr über Scan & Badge erfahren?

Bitte kontaktieren Sie Guido unter +31 (0) 15 2400119 oder sales@eventilo.com

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